Amendement “financiële verordening enkel essentiële aanpassingen”
Provinciale Staten van Noord-Brabant, in vergadering bijeen op 5 april 2024, ter bespreking van Statenvoorstel 03/24 Vaststelling Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Noord-Brabant
Besluiten in ontwerpbesluit 03/24B
De tekst “Besluiten vast te stellen de volgende verordening ....... Artikel 6.3 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer
en organisatie Noord-Brabant”
te wijzigen in
“Besluiten vast te stellen de volgende verordening:
Financiële Verordening Noord-Brabant
§ 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.administratie: systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de provincie Noord-Brabant en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
b.administratieve organisatie: stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;
c.begroting: begroting als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van het BBV gemeenten;
d.beleidsbegroting: beleidsbegroting als bedoeld in artikel 7, tweede lid, van het BBV;
e.bestuursrapportage: tussentijdse rapportage van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten over de afwijkingen in de beleidsuitvoering;
f.betrouwbaarheid: juistheid, tijdigheid en volledigheid;
g.boardletter: boardletter als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Controleverordening provincie Noord-Brabant;
h.BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
i.controletechnische functiescheiding: scheiden van functies, taken en daarmee samenhangende bevoegdheden naar de aard van de activiteiten, gebaseerd op het beveiligen van waarden waarover de organisatie beschikt om haar doelstellingen te bereiken, bestaande uit beschikkende functie, bewarende functie, registrerende functie, controlerende functie en uitvoerende functie;
j.doelmatig: binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat bereiken;
k.doeltreffend: mate waarin de provincie Noord-Brabant er in slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken;
l.financieel beheer: uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de provincie;
m.investeringsschema: meerjarige uitgavenplanning van de reeds door Provinciale Staten gevoteerde investeringskredieten;
n.jaarrekening: jaarrekening als bedoeld in artikel 24, derde lid, van het BBV;
o.jaarstukken: jaarstukken als bedoeld in artikel 24, eerste lid, van het BBV;
p.perspectiefnota: nota ter voorbereiding op de begroting;
q.programma: programma als bedoeld in artikel 8, tweede lid, van het BBV;
r.programmaplan: programmaplan als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
s.rechtmatig: het in overstemming zijn met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten van Provinciale Staten;
t.sturings- en verantwoordingscyclus: opvolgende reeks van planning en kaderstelling, bijsturing en verantwoording van een begrotingsjaar;
u.uitvoeringsinformatie: uitvoeringsinformatie als bedoeld in artikel 66, eerste lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
v.stelsel van interne controlemaatregelen: maatregelen van organisatorische aard en specifieke controlehandelingen gericht op de betrouwbaarheid van de administratieve organisatie.
§ 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Begroting
1.Gedeputeerde Staten verwerken bij het opstellen van de begroting de richtinggevende uitspraken uit de perspectiefnota.
2.Gedeputeerde Staten leggen de investeringskredieten in de begroting vast op basis van het bij de bestuursrapportage geactualiseerde investeringsschema.
3.Gedeputeerde Staten leggen in de laatste vergadering van een bestuursperiode van Provinciale Staten alle tot dat moment reeds inhoudelijk door Provinciale Staten geaccordeerde maar nog niet geautoriseerde financiële begrotingswijzigingen ter besluitvorming voor.
Artikel 3 Begrotingsuitvoering
1.Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van de begroting.
2.Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van beleidsprestaties en de maatschappelijke effecten, zoals opgenomen in het programmaplan, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten kunnen worden getoetst.
Artikel 4 Sturings- en verantwoordingscyclus
1.In aanvulling op de begroting en jaarstukken, bedoeld in de artikelen 194 en 201 van de Provinciewet, bieden Gedeputeerde Staten Provinciale Staten jaarlijks tussentijds inzicht in de budgettaire stand van zaken via de perspectiefnota en de bestuursrapportage.
2.De perspectiefnota bevat:
a.het meerjarig financieel perspectief en financieel kader, inclusief afweegbare ruimte;
b.de strategische en beleidsmatige koers, als startpunt van de begroting.
3.De bestuursrapportage bevat:
a.een geactualiseerd investeringsschema;
b.een voorstel tot wijziging van de begroting;
c.een rapportage over de voortgang van specifieke onderwerpen waarover Gedeputeerde Staten nadere afspraken hebben gemaakt met Provinciale Staten.
Artikel 3a
Artikel 3a.1 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren Gedeputeerde Staten aan de Provinciale Staten over afwijkingen met een verantwoordingsgrens zoals door Provinciale Staten vastgesteld;
2. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken worden de geconstateerde afwijkingen die groter zijn dan de opgenomen rapportagegrenzen zoals vastgesteld door Provinciale Staten, nader
toegelicht.
3. Gedeputeerde Staten betrekken in hun rechtmatigheidsverantwoording de volgende criteria, genoemd in de Kadernota rechtmatigheid, bedoeld in artikel 75, tweede lid, onder b, van het BBV:
a. het begrotingscriterium;
b. het voorwaardencriterium; en
c. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
4. Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten jaarlijks, uiterlijk op 15 maart na het begrotingsjaar, een Normenkader rechtmatigheid ter vaststelling aan.
5. Afwijkingen ten aanzien van begrotingscriteria worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
a. er is sprake van een overschrijding van de lasten waarbij direct gerelateerde baten de overschrijding compenseren;
b. er is sprake van een onderschrijding van de baten waarbij direct gerelateerde lasten de onderschrijding compenseren;
c. de overschrijding wordt gedekt uit de middelen van de betreffende reserve en de uitgaven passen binnen het door Provinciale Staten vastgestelde instellingsbesluit;
§ 3 Financieel beleid
Artikel 5 Algemeen financieel beleid
Gedeputeerde Staten stellen voor het goed functioneren van het begrotings- en verantwoordingsproces financiële begrotingsregels op en leggen deze vast in de begroting en jaarstukken.
Artikel 6 Waardering, activering, afschrijving
1.Onverminderd artikel 59 het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten leggen Gedeputeerde Staten de keuze voor een activerings- en afschrijvingssystematiek vast in de begroting en jaarstukken.
2.Gedeputeerde Staten leggen in de begroting of jaarrekening de volgende waarderingsvraagstukken ter autorisatie voor aan Provinciale Staten:
a.de kosten van onderzoek en ontwikkeling als bedoeld in artikel 60 van het BBV;
b.de bijdrage aan activa in eigendom van derden als bedoeld in artikel 61 van het BBV;
c.de toerekening van indirecte kosten en rente aan de vervaardigingsprijs als bedoeld in artikel 63, derde lid, van het BBV;
d.de waardering van nazorgfondsen als bedoeld in artikel 63, zesde lid, van het BBV.
Artikel 7 Reservevorming
1.Gedeputeerde Staten leggen het beleid ten aanzien van het vormen van reserves via de begroting ter autorisatie voor aan Provinciale Staten.
2.Gedeputeerde Staten leggen in het beleid, bedoeld in het eerste lid, in ieder geval vast:
a.de functie en aard waarvoor een reserve ingesteld kan worden;
b.de ondergrens voor de vorming van reserves;
c.de periodieke doorlichting.
3.Gedeputeerde Staten leggen nieuwe of gewijzigde reserves aan Provinciale Staten ter besluitvorming voor door middel van een instellingsbesluit.
4.Gedeputeerde Staten leggen in het instellingsbesluit in ieder geval de volgende gegevens vast:
a.de doelstelling en gebruik;
b.de toegestane minimum- en maximumstand;
c.de dotatie en onttrekking;
d.de bepalingen omtrent opheffing, waarin begrepen het initiatief en argumenten;
e.het wel of niet toerekenen van rente en de argumenten daartoe.
Artikel 8 Provinciaal ontwikkelbedrijf en grondbeleid
1.Gedeputeerde Staten stellen in een beheersstatuut regels op voor de uitvoering van het provinciaal ontwikkelbedrijf en het grondbeleid.
2.Onverminderd de eisen die gesteld zijn in de Provinciewet en het BBV worden in het beheersstatuut bepalingen opgenomen over:
a.de organisatie van het ontwikkelbedrijf;
b.spelregels voor Gedeputeerde Staten, waaronder:
1°.het financiële kader;
2°.het risicomanagement;
3°.de informatieverstrekking en rapportage projecten;
4°.de grondverwerving.
3.Gedeputeerde Staten leggen het beheersstatuut ter autorisatie voor aan Provinciale Staten.
Artikel 9 Risicomanagement en weerstandsvermogen
Gedeputeerde Staten stellen het beleid omtrent risicomanagement en weerstandsvermogen op, waarin in ieder geval ingegaan wordt op:
a.de doelstelling;
b.de methode, waaronder uitgangspunten, beleid en proces;
c.de taken en verantwoordelijkheden;
d.het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s, als bedoeld in artikel 11, tweede lid, onder c, van het BBV.
Artikel 10 Grondslagen tarieven en prijzen
Voor de berekening van de prijzen en tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 225 van de Provinciewet betrekken Gedeputeerde Staten naast de directe kosten alleen die indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten.
§ 4 Financieel beheer
Artikel 11 Administratie
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een administratie die zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
a.de sturing- en verantwoordingscyclus;
b.het bevorderen van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van beheershandelingen en de controle hierop.
Artikel 12 Interne controle
1.Gedeputeerde Staten zorgen voor een toereikend beleid inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik.
2.Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing en auditing van de bedrijfsonderdelen die ten grondslag liggen aan de jaarrekening en de daaraan verbonden beheershandelingen.
3.Gedeputeerde Staten bepalen hun zienswijze en te nemen verbetermaatregelen op basis van resultaten als bedoeld in het eerste en tweede lid en leggen deze ter kennisname voor aan Provinciale Staten.
4.Gedeputeerde Staten nemen kennis van de boardletter van de accountant, bepalen hun zienswijze en te nemen verbetermaatregelen terzake en leggen deze ter kennisname voor aan Provinciale Staten.
§ 5 Inrichting financiële organisatie
Artikel 13 Financiële organisatie
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een financiële organisatie en nemen daarbij de volgende uitgangspunten in acht:
a.het voeren van een financiële administratie, die voldoet aan de eisen van juistheid, tijdigheid en volledigheid;
b.een adequate administratieve organisatie, waarin is opgenomen:
1°.de controletechnische functiescheiding binnen de ambtelijke organisatie, die waarborgt dat aan de eisen van juistheid rechtmatigheid, tijdigheid, verantwoording en controle wordt voldaan;
2°.een stelsel van interne controlemaatregelen.
§ 6 Slotbepalingen
Artikel 14 Intrekking
De Financiële verordening Noord-Brabant 2019 wordt ingetrokken.
Artikel 15 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.
Artikel 17 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Noord- Brabant
“
Patricia van der Kammen Jan Frans Brouwers
Alexander van Hattem 50plus Brabant
PVV Noord-Brabant
Toelichting:
Dit amendement handhaaft de bestaande financiële verordening, op het onderwerp Rechtmatigheidsverantwoording na.